Word 2011 para Mac: Rellenar datos para una combinación de correspondencia

En Office 2011 para Mac, la fusión de correspondencia funciona mediante la incorporación de los datos almacenados en una tabla de datos a Word 2011. La primera fila de una buena tabla de datos (y sólo la primera fila) tiene las cabeceras, también llamadas nombres de campos o columnas. Todas las líneas siguientes contienen datos. No hay celdas combinadas en una tabla de datos, y no hay filas o columnas completamente vacías, aunque se permiten celdas vacías.

Word puede utilizar muchas fuentes de datos diferentes para realizar una combinación de correspondencia:

  • Una tabla en Word.
  • Una hoja de trabajo de Excel o un rango de datos.
  • Un archivo de base de datos de FileMaker Pro.
  • Los usuarios avanzados pueden usar ODBC y VBA para conectarse prácticamente con cualquier fuente de datos, incluyendo Microsoft Access, SQL Server, Oracle y MySQL.

Si no tiene una tabla de datos, la opción Nueva fuente de datos le permite crear una tabla de datos desde cero en un nuevo documento de Word utilizando una serie de cuadros de diálogo. Esta opción está bien para bases de datos pequeñas de hasta unos pocos miles de registros.

Selección de campos para una fuente de datos de mail merge

Al elegir Nueva fuente de datos, se le presenta el cuadro de diálogo Crear fuente de datos. En primer lugar, defina los campos para sus nuevos datos. De forma predeterminada, se le presentan algunos campos de uso común. En el campo Lista de marcadores de posición, puede escribir nuevos nombres de encabezado y agregarlos a la lista haciendo clic en el botón Agregar marcador de posición.

Cuando haya terminado de elegir los nombres de los campos, haga clic en el botón Aceptar y se le pedirá que guarde el nuevo documento de Word. Dé un nombre a su nueva fuente de datos y luego guarde el archivo.

Rellenar los datos para la combinación de correspondencia en Word 2011 para Mac

Tan pronto como su archivo sea guardado, se le presentará un formulario de entrada a la base de datos fácil de usar llamado Formulario de Datos.

El lado izquierdo del formulario de datos muestra sus nombres de campo. Arrastre la barra de desplazamiento si todos los campos no caben en el diálogo. En la columna central, escriba las entradas de datos para el registro actual. El número del registro actual se muestra en la navegación de registro en la parte inferior del formulario de datos.

En el cuadro de diálogo Formulario de datos, pulse Tab o la tecla de flecha hacia abajo para avanzar al siguiente campo de un registro. Pulse Mayúsculas-Tab o la tecla de flecha arriba para seleccionar el campo anterior.

Al trabajar con su tabla de datos en Word, puede editar directamente en la tabla. Active la barra de herramientas de la base de datos seleccionando View→Toolbars→Database en la barra de menús.

No dejes que los intimidadores traten de decir que no deberías hacer estas cosas en Word. Si le gusta Word y se siente cómodo con estas herramientas, está perfectamente bien usar Word para una base de datos básica. Puede utilizar la ficha Tablas de la cinta con la barra de herramientas Base de datos para administrar el estilo, las opciones y los bordes de la tabla.

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